Zorganizowanie wyjazdu służbowego wymaga wielu pracochłonnych i czasochłonnych przedsięwzięć. Większość firm zleca te prace wyspecjalizowanym biurom podróży. Korzystanie z usług wiarygodnej agencji, zwanej w dzisiejszych czasach Travel Management Company (TMC) to oszczędność czasu i pieniędzy.

TMC pełni inną funkcje niż agenci kilka czy kilkanaście lat temu. W gąszczu ofert, funkcja doradcza firmy turystycznej nabrała pierwszoplanowego wymiaru. Biuro podróży, a w zasadzie jego pracownicy są ekspertami mającymi przegląd wszystkich ofert i doradzą, która z nich w danym przypadku jest optymalna. Za tę poradę warto zapłacić, bo oszczędza ona nie tylko pieniądze klienta, ale i ustrzega przed perturbacjami w podróży. W usługach największą wartością są ludzie, ich profesjonalizm, doświadczenie, wiedza i kultura osobista.

1. Biuro podróży musi być wiarygodne.  Przed podpisaniem umowy biuro powinno okazać klientowi kopię KRS, aktualnej licencji  udzielonej przez wojewodę, akredytację IATA (International Air Transport Association).
   Warto wybrać biuro z kilkuletnim doświadczeniem i specjalizacją w  turystyce korporacyjnej. Istotne są otrzymane przez biuro certyfikaty jakości, nagrody i wyróżnienia np. certyfikat ISO 9001. Przynależność biura do zrzeszeń, stowarzyszeń, organizacji krajowych i międzynarodowych świadczy o prestiżu biura oraz niejednokrotnie o wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań organizacyjnych. Bardzo ważne są rekomendacje innych klientów. Należy yapzta o kondycję finansową firmy, kwalifikacje personelu i kompetencje zarządu. Przed podpisaniem umowy warto odwiedzić osobiście biuro, poznać personel i sprawdzić organizację pracy.
2. Kompleksowość usług stanowi o profesjonalnym podejściu do klienta. Warto związać się z TMC, które od A do Z „uszyje” każdą podróż i zaoferuje szeroki wachlarz usług turystycznych. Wiele biur świadczy wybrany zestaw bardziej rentownych usług, pomijając mniej opłacalne np. sprzedaż biletów PKP, czy usługi wizowe. Zlecając TMC kompleksową obsługę minimalizuje się ryzyko pomyłki oraz zyskuje sporo czasu poświęcanego na dublowaniu czynności.
3. Umowa nie może nakładać  wyłączności współpracy z danym TMC. Wysoka jakość usług i dobra współpraca same spowodują naturalną wyłączność w obsłudze. Warto od czasu do czasu porównać oferty na tę samą podróż w różnych biurach, uwzględniając nie tylko cenę, ale szybkość reakcji, terminowość, profesjonalizm w  sformułowaniu oferty.
4. TMC  akceptuje wszystkie formy płatności, sugeruje nowoczesne sposoby rozliczeń i analiz, dzięki którym firma z łatwością kontroluje swoje wydatki. Należą do nich wirtualne karty kredytowe tzw. travel accounts, faktury zbiorcze oraz raporty wydatków ułatwiające monitorowanie kosztów.
5. TMC powinno szkolić osoby zamawiające z firm i przekazywać na bieżąco informacje o nowościach w branży turystycznej. Dobra współpraca z biurem podróży wymaga od osób zamawiających sporej wiedzy. Zamówienia warto jest formułować pisemnie lub wymagać od TMC potwierdzeń ustaleń ustnych na piśmie.
6. Nowoczesna technologia jest sprzymierzeńcem zarówno biur podróży jak i osób zamawiających - bardzo usprawnia proces zamawiania podróży służbowych. Zamawianie usług przez pocztę elektroniczną, przy pomocy formularzy internetowych oraz przez dostępne na stronie internetowej biura podróży systemy automatycznej rezerwacji usług nie tylko sprzyja szybkości ale i precyzji współpracy.
7. Cena za usługi TMC nie jest wysoka i zawsze skorelowana z jakością usługi turystycznej. Podróż służbowa to misternie upleciona sieć wielu usług, która nie może mieć słabych punktów. Od udanych podróży służbowych często zależy sukces całej firmy. TMC negocjuje w imieniu firmy specjalne zniżki w liniach lotniczych i hotelach, sugeruje rozwiązania, dzięki którym firmy oszczędzają dużo pieniędzy. Klienci mogą liczyć nie tylko na fachowe doradztwo, ale również  pomoc w sytuacjach trudnych i niespodziewanych.
8. Trudne i  niezaplanowane sytuacje zdarzają się każdemu. Ważne jest to, jak TMC reaguje w takim momencie.  TMC powinno  oferować 24-godzinny telefoniczny serwis help-desku, przez 7 dni w tygodniu.
9. Dobra komunikacja z TMC to podstawa sukcesu. Przepustowość linii telefonicznych, łączy internetowych, ilość osób zaangażowanych w obsługę - te  elementy  wpływają na  czas reakcji na zamówienie. Zamówienie powinno być  precyzyjne sformułowane, zawierać  jak najwięcej szczegółów i preferencji dotyczących podróży. W zamian TMC powinno przedstawić kilka wariantów podróży wraz z rekomendacją.
10. Stała współpraca  procentuje dobrą organizacją podróży służbowej. Wzajemne zaufanie, poznanie potrzeb klienta owocuje sprawnością organizacji podróży, minimalizacją błędów, terminowością i zadowoleniem klienta. Dobre biuro podróży realizuje w znakomity sposób również plany wakacyjne swoich klientów,