Optymalizacja wydatków na hotele w kraju jak i za granicą  polega na negocjacji  cen za noclegi w wybranych, najczęściej wizytowanych hotelach. Sieciowość  hoteli  czyli przynależność do międzynarodowych sieci hotelowych gwarantuje  podróżującym wyższy standard obsługi i większą chęć do negocjacji warunków współpracy.

Jednakże rezerwacje w firmach  robione są zazwyczaj z krótkim wyprzedzeniem i rezerwuje się hotele dostępne aktualnie w danych datach, a nie o  wcześniej  wynegocjowanych cenach. Cześć hoteli  np Marriott, nie udziela zniżek, bo stosuje zasadę „best available rate”, czyli „cenę dnia” . Tendencja ta rozszerzyła się obecnie na inne sieci hotelowe i trudno jest mówić o wynegocjowaniu najniższych cen, ponieważ zawsze „cena dnia” może okazać się niższa niż ta wcześniej wynegocjowana.
Rezerwacje hoteli zagranicznych należy  oprzeć na preferowanych hotelach w wybranych- najczęściej odwiedzanych miastach. W przypadku braku miejsc w danym terminie w hotelu z wynegocjowanymi stawkami   TMC  posiłkują się wyszukiwarkami internetowymi  i systemami  on-line np: Amadeus- Sirius  lub Sindbad-Hotele, Transhotel . Wskażą one hotel w najlepszej cenie w danych datach i lokalizacji, wyszukają  hotel o dobrym standardzie w żądanej lokalizacji. Warto zawierzyć TMC i nie dokonywać samemu poszukiwań w Internecie. To ryzykowne i czasochłonne zajęcie.
We wszystkich hotelach z listy preferowanych klienci powinni mieć zapewnione różne, ustalone z danym hotelem  dodatkowe korzyści np  gazetę poranną do pokoju, wcześniejszy bezpłatny check-in,  bezpłatny późniejszy check-out, bezpłatne korzystanie z sauny lub basenu etc.
 Sugeruje się podjęcie negocjacji z siecią hotelową, która dużym klientom korporacyjnym  oferuje specjalne warunki cenowe w wybranych obiektach i zapewnia preferencyjne warunki nie tylko cenowe, ale i  korzyści wynikające z karty stałego klienta.

Wskaźnik optymalizacji- to obniżka kosztów jednostkowej wizyty hotelowej lub osobo-doby hotelowej, w Polsce i na świecie.

Optymalizacji może  podlegać opłata za dokonanie rezerwacji hotelowej. TMC może  zgodzić się na odstąpienie od opłat za dokonanie rezerwacji w przypadku przejęcia części procesu rezerwacyjnego dotyczącego wyboru hotelu na firmę.